Privacybeleid

De Heemskerkse Golfclub en Stichting Exploitatie Golfbaan IJmond Noord (hierna te noemen HGC) hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met  persoonsgegevens. HGC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet– en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
  verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal
  nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van
  uw persoonsgegevens, tenzij deze verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een
  tussen ons gesloten overeenkomst, zoals bijvoorbeeld een lidmaatschap;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging
  van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering
  van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en
  deze respecteren.

Als HGC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het
doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons
wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden, gasten of leveranciers

Uw persoonsgegevens of de persoonsgegevens van leveranciers worden door HGC verwerkt ten
behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden, zoals de verwerking van uw lidmaatschap of
  handicapregistratie;
• Communicatie over uw lidmaatschap of registratie;
• Het versturen van nieuwsbrieven en/of uitnodigingen voor bijeenkomsten;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De lidmaatschapsovereenkomst;
• Handicapregistratie;
• Aanmelding gastspelers;
• Leveringsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HGC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Roepnaam;
• Geslacht;
• Geboortedatum en geboorteplaats;
• E–mailadres;
• Straatnaam en huisnummer;
• Postcode en woonplaats;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E–mailadres;
• IBAN rekeningnummer;
• NGF nummer;
• Gegevens betreffende de golfvaardigheid, zoals handicap, NGF regelexamen;

Uw persoonsgegevens worden door HGC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie
voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door HGC verwerkt ten behoeve van de
volgende doelstelling(en): het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het inschrijving voor de nieuwsbrief. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HGC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E–mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door De Heemskerkse Golfclub opgeslagen ten behoeve van
bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder– /lobbycontacten en/of geïnteresseerden

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder–/lobbycontacten en/of geïnteresseerden worden door
de HGC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan De Heemskerkse Golfclub de volgende persoonsgegevens
van u vragen: Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Telefoonnummer; E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door HGC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) voor de periode: Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is
voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van onze internetomgeving (Kobalt);
• De ledenadministratie en registratie van starttijden (E–Golf4U);
• Het verzorgen van de (financiële) administratie (Exact Online);
• Het opslaan en verwerken van bestanden (Microsoft Office 365);
• Voor het maken van een back–up van bestanden (Stack);
• Het verzorgen van golflessen via de Heemskerkse Golfschool;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mailchimp).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen  verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin  uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder  zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en  zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met  derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Ledenlijst

Leden van HGC worden opgenomen in de ledenlijst in de beveiligde omgeving van E–Golf4u. Mocht u niet in de ledenlijst willen worden opgenomen, kunt u dit aangeven aan de ledenadministratie via secretariaat@heemskerksegolfclub.nl

Verstrekking persoonsgegevens aan de NGF

HGC verstrekt persoonsgegevens van leden en geregistreerden aan de Koninklijke Nederlandse Golffederatie (NGF). Daarbij geldt de NGF niet als derde die voor ons gegevens verwerkt maar als zelfstandig gegevensverwerker. Het delen van gegevens met de NGF is noodzakelijk in het kader van het lidmaatschap of registratie, het gaat hier om naam, adres, woonplaatsgegevens, handicap– en examengegevens, NGF nummer, competitiedeelname, WA verzekering, toezending NGF blad.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

HGC verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar)  indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke  vertegenwoordiger. Een lidmaatschapsformulier van een minderjarige dient dan ook altijd te worden ondertekend door ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De Heemskerkse Golfclub bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Gebruik van fotografisch materiaal

Wij gaan ervan uit dat door het aangaan van het lidmaatschap leden toestemmen in het publiceren op de website van HGC van foto’s van spelmomenten met mogelijk hun beeltenis. Desgewenst kunt u bezwaar maken tegen de plaatsing van een foto met uw beeltenis. U kunt hiertoe contact opnemen met de webmaster van HGC via: redactie@heemskerksegolfclub.nl

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens HGC uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan
  geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding
  toe is;
• Wij maken back–ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of
  technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Cameratoezicht

Ten behoeve van beveiliging maakt HGC gebruik van cameratoezicht. De beelden hiervan worden gedurende ca. 4 weken opgeslagen alvorens ze worden overschreven door nieuwe beelden. Indien een incident zoals bijvoorbeeld een inbraak heeft plaatsgevonden, kunnen de beelden bewaard worden totdat het incident is afgehandeld. De camerabeelden kunnen aan de politie ter beschikking worden gesteld.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u  verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe,
dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact
met ons op.

Contactgegevens

De Heemskerkse Golfclub/Stichting Exploitatie Golfbaan IJmond Noord
Communicatieweg 18 1967 PR Heemskerk
E–mail: manager@heemskerksegolfclub.nl